תהליכי עבודה – מיפוי ואיתור לשיפור
מהו תהליך עבודה?
תהליך עבודה מוגדר בכל ארגון – שלבים לתהליך תפעולי/ עסקי לשיפור הפעילות בארגון.
כך תגדירו את תחומי האחריות, הממשקים וכן הפונקציות הנדרשות לביצוע תהליך העבודה.
בעולם השירות, תהליכים אלו משתנים לעיתים קרובות, בשל הדינאמיקה המאפיינת את עולם זה.
כיצד תגדירו את תהליכי העבודה בארגון?
ראשית- יש להגדיר את מטרת העל של התהליך ומטרות המשנה החשובות לכם בתהליך.
שנית, כדאי לכם להגדיר את תרשים הפעילות. תרשים העבודה כולל את תהליך העבודה, הממשקים ותהליכי העבודה הנוספים המהווים תוצר של אותו תהליך.
באמצעות תרשים הזרימה, קל להבין את השתלשלות התהליכים הארגוניים הנובעים מאותו תהליך וקל יהיה לכם כמובן, לתקן אותו בהתאמה לצרכים המשתנים.
חשוב מאוד להגדיר את הפעולות, הגורמים, האתגרים, הקשיים וכן את משך הפעולות והתוצרים בכל שלב נדרש.
בנוסף, כדאי לכם לייצר קשר בין הגורמים לבין הנהלים הארגוניים הנדרשים מהפרופסיות המעורבות בתהליך- האנשים.
מומלץ מאוד לשלב את המנהלים בבניית תהליכי העבודה, על מנת שיהיו שותפים, יתגייסו לתהליך וכן ידגישו נקודות לשיפור ושימור.
בנוסף, חשוב מאוד להכניס את המנהלים לתהליך בשלב הבקרה והדיווח על תהליכי העבודה בעולמות השירות.
זאת, על מנת שיוכלו לפקח ולשפר את התהליכים תוך כדי ואחרי ביצועם.
מסקנות
תהליך מובנה ומתודולוגי מבטיח שהאינטראקציה בין הגורמים השונים בתהליך תהיה איכותית ככל שניתן. תהליך עבודה איכותי מאפשר לגורמים השונים המעורבים בתהליך להבין בכל שלב נתון מהו תפקידם בתהליך ומה הן המטרות שעליהם לעמוד בהן על מנת להניע את השלב הבא בתהליך בהצלחה.
סוגים של תהליכי עבודה
קיימים סוגים רבים של תהליכי עבודה. תהליכים ניהוליים, תהליכים תפעוליים, תהליכי גבייה והנהלת חשבונות. בנוסף, במהלך השנים הצטרפו תהליכי ניהול ידע, תהליכי בקרה, תהליכי תכנון כוח אדם.
ישנם תהליכים נוספים רבים, אשר נדרשים לצרוך התפקוד השוטף והיעיל של הארגון שלכם.
לסיכום
חשוב מאוד להגדיר את התהליכים ולדאוג לניהול נכון ברמת מערכות המחשוב, הידע ותיעוד המידע במערכות מסודרות לאורך זמן. במידה ולא תעשו עדכון ותיעוד מסודרים אתם עלולים לאבד ידע ומידע רב למשל בשינוי כוח אדם בארגון.
אנו ממליצים על שימוש במערכת מידע מתאימה לצורכי השירות, מערך תיעוד ובקרה מסודרים ושימוש לאחר הטמעה בתהליכים מוגדרים ומסודרים.
כך, תוכלו לשפר את מערך השירות שלכם תוך חיסכון בזמן ויעילות במשאבים לאורך זמן.
